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Unternehmertreffen Nordwest
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Wähle einen Termin aus. Fehlen Uhrzeit und Location, kommt zuerst die Abfrage der Eckdaten – sonst geht es direkt zu Titel, Speaker und Beschreibung.
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Alle offenen Schritte über alle Termine hinweg – überfällige zuerst. Ein Haken wird sofort gespeichert.
Für Standortleiter.
1. Termin in der Liste antippen.
2. Uhrzeit und Location eintragen (Eckdaten).
3. Titel, Speaker und Beschreibung nachreichen.
4. Auf „Veranstaltung einreichen" tippen.
Du kannst jederzeit zwischenspeichern. Halbe Stände sind in Ordnung – niemand sieht sie als Fehler.
Schreib den Rohtext des Speakers in das Feld und lass die KI einen Entwurf machen. Der Entwurf gehört dir: ändern, kürzen, neu machen. Gespeichert ist erst, was du speicherst.
Die Inhalte sollten sieben Wochen vor dem Termin stehen. Fehlen sie dann, bekommt dein Treffen keinen eigenen Newsletter, sondern läuft als Banner unter „weitere Termine" mit. Das ist keine Strafe, sondern der vereinbarte Ablauf – niemand fasst nach.
Unter jedem Termin steht der Verlauf. Was du dort schreibst, sehen die Beteiligten und bekommen es per Mail.
Du siehst nur die Termine deiner Standorte.
Für die Assistenz.
„Meine Aufgaben" zeigt alle offenen Schritte über alle Termine. Überfällige stehen oben und sind rot. Ein Haken speichert sofort.
Schreib es in den Verlauf des Termins – die Beteiligten bekommen eine Mail. Für kurze Notizen an das Team gibt es die Bemerkung. Über „Nachfragen" schreibst du direkt an den Standortleiter.
Ist die Frist verstrichen, läuft das Treffen als Banner unter „weitere Termine" mit. Bitte nicht nachfassen – genau dafür gibt es diese Regel.
Für die Leitung.
Vier Ampeln je Termin: Eckdaten, Inhalte, Text, Produktion. Grün ist erledigt, gelb heißt dranbleiben, rot ist überfällig, grau heißt: jetzt nichts zu tun. Darüber steht, was hängt – Ältestes zuerst.
In der Tabelle: „UTNW Briefing → Zugangswörter verwalten". Dort stehen Name, Wort, Rolle und die Standorte einer Person. Wer Standorte bekommt, sieht genau diese Termine.
Jeden Montag um 7 Uhr kommt dieselbe Übersicht per Mail – plus Nacharbeit und technische Auffälligkeiten.
Alle anstehenden Veranstaltungen mit vier Ampeln: Eckdaten, Inhalte, Text, Produktion.
Uhrzeit und Location für diesen Termin. Damit erscheint dein
Treffen auf der Webseite und in allen Newslettern unter „weitere Termine".
Alle Felder sind freiwillig – du kannst jederzeit zwischenspeichern. Erst
„Veranstaltung einreichen" prüft, ob alles beisammen ist, und sagt dir, was
noch fehlt.
Für diesen Termin steht noch kein Standort fest. Bitte sprich die Zuordnung vorher mit der Leitung ab.
Dir ist noch kein Standort zugeordnet – bitte bei der Leitung melden.
An diese Person gehen die Erinnerungen – bei Vertretung einfach umstellen.
An diese Adresse gehen die Erinnerungen.
Auf der Veranstaltungsseite steht „Einlass 18:00, Vortragsbeginn 18:30". Gemeint ist hier der Einlass.
„Speichern" sichert alles, was schon dasteht – auch wenn noch etwas fehlt. „Veranstaltung einreichen" meldet sie als fertig; das geht, sobald nichts mehr offen ist.
Diese Angaben genügen, damit dein Treffen auf der Webseite erscheint und in allen Newslettern unter „weitere Termine" auftaucht.
An diese Person gehen die Erinnerungen – bei Vertretung einfach umstellen.
An diese Adresse gehen die Erinnerungen.
Auf der Veranstaltungsseite steht „Einlass 18:00, Vortragsbeginn 18:30". Gemeint ist hier der Einlass.
Mit diesen Angaben bekommt dein Treffen einen eigenen Newsletter
an rund 2.000 Kontakte.
Alle Felder sind freiwillig – du kannst jederzeit zwischenspeichern. Erst
„Veranstaltung einreichen" prüft, ob alles beisammen ist, und sagt dir, was
noch fehlt.
An diese Person gehen die Erinnerungen – bei Vertretung einfach umstellen. Wer nichts ändert, ändert nichts.
Der Fließtext für die Veranstaltungsseite, fünf bis zehn Sätze. Roher Text genügt – wir schleifen ihn. Drei Dinge sollten drinstehen:
Titel, die drei Mitnahme-Punkte und die Kurzvita hast du oben schon eingetragen – hier darf ruhig etwas davon wieder auftauchen, wenn es den Text rund macht.
Hier entsteht der Text, der später auf der Veranstaltungsseite steht. Der Entwurf kommt von der KI, das letzte Wort hast du.
Der Entwurf entsteht aus den Angaben dieser Veranstaltung: Standort,
gastgebender Standortleiter, Titel, Thema in einem Satz, Speaker,
Unternehmen und Funktion, Kurzvita, Inhaltsbeschreibung, „Was nehmen die
Teilnehmer mit", Besonderheiten, Raumsponsor, Catering, dein Kommentar und
der Rohtext unten.
Ort, Datum, Einlass, Vortragsbeginn und die Preise rechnet das System selbst
und hängt sie als „Wichtige Informationen im Überblick" an – die KI darf sie
nicht schreiben.
Der Text kommt ohne direkte Anrede aus – weder „Sie" noch „du". So passt er
zu allen Standorten.
Was rund um den Abend zu tun ist. Ein Haken wird sofort gespeichert – der Speichern-Knopf unten ist dafür nicht nötig.
Du kannst jederzeit zwischenspeichern – auch mit Lücken. „Veranstaltung einreichen" meldet sie als fertig: Dann weiß das Team, dass Webseite und Newsletter damit arbeiten können.
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